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Ausmisten oder aufheben: Müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

01.06.2014 - 12:00

Wer kennt das nicht: Von Beginn der Volljährigkeit füllt sich ein Ordner nach dem anderen mit Kontoauszügen, sodass die Regale nach einigen Jahren zu ächzen beginnen. Höchste Zeit also, endlich einmal auszumisten. Aber was passiert, wenn wir einen der gehorteten Kontoauszüge zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benötigen? Sind wir vielleicht doch verpflichtet, die Dokumente langfristig aufzubewahren?

Grundsätzlich gilt: Tatsächlich müssen Kontoauszüge über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufbewahrt werden – allerdings nicht bis in alle Ewigkeit. Die Finanzexperten der ING-DiBa empfehlen eine Frist von drei Jahren für Normalverdiener. Denn nur so lässt sich insbesondere bei kostspieligeren Anschaffungen oder Investitionen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch belegen, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Die Drei-Jahres-Empfehlung orientiert sich dabei an der gesetzlichen Verjährungsfrist: Diese beträgt ebenfalls drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung geleistet wurde.

Einen Sonderfall stellen Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude dar. Verbraucher sind verpflichtet, diese bis zu zwei Jahre lang aufzubewahren. Dabei geht es allerdings nicht um ihre eigenen Finanzen: Im Bedarfsfall will das Finanzamt kontrollieren können, ob der Dienstleister beziehungsweise das Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Für Besserverdiener gilt allerdings eine gesonderte Regelung: Wer als Privatperson jährlich mehr als 500.000 Euro verdient, muss eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge einhalten. Diese beträgt sechs Jahre.

Kontoauszüge können auch im Onlinespeicher abgelegt werden

Oft stapeln sich die Ordner in der Wohnung.
Wer trotzdem keine Ordner zu Hause horten möchte, kann seine Kontoauszüge auch online ablegen. Das Bundesfinanzministerium hat im März 2006 entschieden, dass Steuerpflichtige ihre Kontoauszüge auch im unveränderbaren PDF-Format vorlegen dürfen, das die Banken beim Online-Versand ihrer Auszüge verwenden. Die Nachweispflicht gilt also auch dann als erfüllt, wenn Bankkunden die PDF-Dateien regelmäßig herunterladen und diese online oder auf ihrer Festplatte speichern.

Einige Banken – darunter auch die ING-DiBa – bieten standardmäßig ein Postfach im Onlinebanking-Bereich an. Hier stellen sie die elektronischen Kontoauszüge über einen gewissen Zeitraum (meist für drei Jahre) zur Verfügung. Anschließend ist ein Download nicht mehr möglich. Wer seine Kontoauszüge archivieren möchte, muss dies also innerhalb der Frist erledigen.

(fr)

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